VIVAT is een Nederlandse verzekeringsgroep die actief is op het gebied van levensverzekeringen, schadeverzekeringen en pensioenen. Het bedrijf bedient zowel particuliere als zakelijke klanten via bekende merken en distributiepartners. VIVAT richt zich op betaalbare verzekeringsoplossingen en een solide financiële positie.
Op deze businesscase pagina leest u meer over dit bedrijf en de vraag van deze klant. We zetten de behaalde resultaten en de voordelen op een rij én beschrijven stap voor stap het ontwikkelingsproces en de onderliggende techniek. Wilt u meer weten? Neem gerust contact op met ons!
Project:
Capaciteitsmanagement (inclusief ontwikkeling Plantool)
Organisatie:
Vivat Verzekeringen (diverse merken)
Branche:
verzekeringen
Afdelingen:
Diverse afdelingen / merken
Aantal gebruikers:
800
Door de organisatie is een lean-traject opgesteld dat per afdeling in de organisatie wordt uitgerold. Deze transformatie werd in eerste instantie ondersteund door een set zelf gebouwde Excel documenten.
In de praktijk bleek dit ingewikkelder dan we hadden gedacht. Doordat we met meerdere gebruikers tegelijkertijd wilden kunnen invoeren liep de complexiteit en de foutmeldingen in hoog tempo op. Tevens was er behoefte aan gestandaardiseerde managementinformatie, maar dat kostte veel tijd om samen te stellen.
We hebben in eerste instantie gezocht naar ondersteuning op het gebied van managementinformatie, maar al vrij snel werd duidelijk dat eerst de basis-vastlegging op orde moest komen.
Het oude systeem is geconverteerd naar een applicatielandschap met een SQL-database en een Excel applicatie voor het invoeren.
Het nieuwe systeem is robuust en stabiel en alle managementinformatie / dashboards kunnen nu met 1 druk op de knop – of zelfs volautomatisch – uit de database gehaald worden.
Doordat er ten allen tijde inzicht is in de benodigde capaciteit versus de beschikbare capaciteit kan telkens tijdig bijgestuurd worden op personele inzet en op die manier kan aan de ene kant voorkomen worden dat er onnodig veel personeel wordt ingezet, maar aan de andere kant ook dat er te weinig personeel is om de gemaakte Service Level Agreements te halen.
Naast dit hoofdresultaat zijn ook een aantal extra oplossingen geïntroduceerd, bijvoorbeeld registratie en rapportage voor de teammonitor, kwaliteitsmanagement, vakantie-uren en dergelijke
- De maatwerkapplicatie sluit volledig aan bij het door de afdeling zelf uitgewerkte proces van capaciteitsmanagement
- Rapportages volledig transparant en beschikbaar met 1 druk op de knop
- Dankzij een intelligente methode van forecast en is er inzicht in effect van aanpassingen op doorlooptijden en personele inzet
- Diverse geautomatiseerde controles op het proces
- Live inzicht in te verwerken voorraden (dashboard op monitoren per afdeling)
- Diverse rand-zaken ook efficiënt opgezet
- Doordat de Office-specialist in de organisatie is en dus laagdrempelig benaderbaar is wordt het niveau van de gehele afdeling opgekrikt
- Koppeling aan SSRS / Power BI rapportages was nu een fluitje van een cent
De eerste stap in dit project was het beschikbaar stellen van tooling om de beschikbare uren van de medewerkers en de benodigde uren voor verwerking in te kunnen voeren.
In afwachting van beschikbaarheid van SQL-server is dit eerst opgebouwd in Access en later is dit omgezet naar SQL-server.
Daarna is –op basis van prioritering door de opdrachtgever – gekeken naar welke onderwerpen nog meer konden worden aangepakt.
Het leuke aan dit traject was dat we ook mee mochten kijken met het MT om gezamenlijk deinformatiebehoefte vast te stellen en die uit te werken.
Benieuwd naar wat ik voor jou en jouw organisatie kan betekenen? Laten we dan samen in contact komen om de mogelijkheden door te nemen!
ContactDe oplossing die is ontwikkeld, is gebaseerd op meerdere componenten waarbij in de eindoplossing gebruik is gemaakt van Excel in combinatie met een SQL-server database en Access voor diverse randapplicaties. Het geheel wordt aangestuurd door VBA
Voor rapportage-doeleinden is gebruik gemaakt van SSRS en tevens is de rapportagetool XL_Overzichten® geïntroduceerd
Ben je nieuwsgierig geworden naar meer details over mijn werk? Bekijk onderstaand vier van mijn meest recente projecten!